E-Mail-Adresse prüfen, ohne eine E-Mail zu senden

Ob eine E-Mail-Adresse existiert, lässt sich ohne Versand in drei Stufen prüfen: Stimmt das Format, empfängt die Domain überhaupt E-Mails, und nimmt der zuständige Mailserver genau diese Adresse an? Die letzte Stufe beginnt einen normalen SMTP-Dialog und bricht ab, bevor eine Nachricht übertragen wird. Das Ergebnis ist oft eindeutig, aber nicht immer: Catch-all-Server, Greylisting und Schutzfilter lassen manche Fragen offen.

Die drei Stufen im Überblick

Jede Stufe prüft nur, was die vorige durchgelassen hat. Die ersten beiden erledigen Sie in Sekunden selbst; die dritte übernimmt in der Praxis ein Prüfdienst.

Stufe 1: Syntax

Wie eine E-Mail-Adresse aufgebaut sein darf, legen die Internetstandards RFC 5322 und RFC 5321 fest. Der Teil vor dem @ darf zum Beispiel höchstens 64 Zeichen lang sein. In der Praxis scheitern Adressen aber selten an exotischen Regeln, sondern an Alltagsfehlern:

• Leerzeichen in der Adresse: „info @muster-dach.example“
• Komma statt Punkt: „info@muster-dach,example“
• doppelte Punkte: „[email protected]“
• Reste aus Webseiten: „mailto:info@…“ oder „info (at) muster.example“

Umlaute in Adressen

Domains mit Umlauten sind erlaubt. Technisch werden sie in eine ASCII-Form übersetzt, den sogenannten Punycode: Aus „müller-bau.example“ wird „xn--mller-bau-q9a.example“. Umlaute vor dem @, etwa „jürgen@…“, funktionieren dagegen nur, wenn alle beteiligten Server die Erweiterung SMTPUTF8 unterstützen (RFC 6531). Im Geschäftsverkehr sind solche Adressen unüblich; prüfen Sie, ob Ihr eigenes Versandsystem sie überhaupt verarbeitet.

Stufe 2: Domain und MX-Einträge

Damit eine Domain E-Mails empfängt, nennt sie im DNS ihre Mailserver, die sogenannten MX-Einträge. Das können Sie selbst nachsehen: unter Windows mit nslookup -type=mx muster-dach.example, unter macOS und Linux mit dig MX muster-dach.example +short.

Drei Ergebnisse sind typisch:

• MX-Einträge vorhanden: Die Domain nimmt E-Mails an. Weiter mit Stufe 3.
• Domain existiert nicht: Die Adresse ist ungültig, oft wegen eines Tippfehlers wie „gmx.dee“ oder einer abgelaufenen Domain.
• Kein MX-Eintrag: Nach RFC 5321 weichen Absender dann auf den Adresseintrag der Domain aus (A oder AAAA). Oft ist das ein Zeichen, dass die Domain gar nicht für E-Mail genutzt wird. Ein sogenannter Null-MX (RFC 7505) erklärt sogar ausdrücklich, dass die Domain keine E-Mails empfängt.

Nicht jeder Tippfehler fällt in dieser Stufe auf: Eine vertippte Domain wie „t-onlien.de“ kann registriert sein und sogar MX-Einträge haben. Vergleichen Sie Adressen bei großen Anbietern deshalb auch mit der richtigen Schreibweise.

Stufe 3: Der SMTP-Dialog, einfach erklärt

Wenn ein Server eine E-Mail zustellt, führt er mit dem Empfangsserver einen festgelegten Dialog nach dem Protokoll SMTP (RFC 5321). Die Prüfung ohne Versand nutzt nur den Anfang dieses Dialogs:

Entscheidend ist Schritt 4. Der Befehl DATA, mit dem der eigentliche Inhalt übertragen würde, kommt nie, deshalb landet nichts im Postfach des Empfängers. Antworten, die mit einer 4 beginnen, etwa 450 oder 451, bedeuten „vorübergehend nicht möglich, später erneut versuchen“. Zusatzcodes wie 5.1.1 stammen aus dem Standard für erweiterte Statuscodes (RFC 3463).

Es gibt übrigens einen eigenen SMTP-Befehl zur Adressprüfung (VRFY). Er ist auf den meisten Servern abgeschaltet oder liefert keine verwertbare Auskunft und spielt in der Praxis deshalb keine Rolle.

Warum Sie das nicht vom eigenen Mailserver aus tun sollten

Viele Verbindungen, die Adressen abfragen und nie eine Nachricht senden, wirken auf Empfangsserver wie Spammer, die Adressen abtasten. Server drosseln oder sperren solche Absender, und die IP-Adresse kann auf Sperrlisten landen. Ist das die Adresse, über die Sie Ihre normale Geschäftspost verschicken, trifft es Ihren eigenen Versand. Für mehr als eine Handvoll Adressen ist ein Prüfdienst mit eigener Infrastruktur die bessere Wahl.

Warum die Antwort manchmal unsicher bleibt

Catch-all-Domains

Manche Server nehmen jede Adresse ihrer Domain an, auch frei erfundene, und sortieren erst später. Ein Prüfer erkennt das, indem er zuerst eine Adresse abfragt, die es sicher nicht gibt. Wird auch die angenommen, ist die Domain catch-all, und ein „250“ für die echte Adresse beweist nichts.

Greylisting

Beim Greylisting weist ein Server unbekannte Absender beim ersten Versuch mit einem vorübergehenden Fehler ab und nimmt die Nachricht erst bei einem späteren Versuch an (RFC 6647). Ein normaler Mailserver versucht es automatisch erneut. Ein Prüfer, der nicht wiederkommt, bekommt keine Antwort.

Filter und Zeitüberschreitungen

Server, die Prüfungen erkennen, antworten manchmal gar nicht, verzögern stark oder brechen die Verbindung ab. Das Ergebnis heißt dann „unbekannt“, nicht „ungültig“.

Angenommen heißt nicht zugestellt

Manche Systeme, etwa vorgeschaltete Spamfilter, nehmen Adressen im Dialog an und stellen erst intern fest, dass es das Postfach nicht gibt. Dann kommt der Bounce erst nach dem Versand. Auch deshalb bleibt keine geprüfte Liste ganz ohne Bounces.

Was die vier Ergebnisse bedeuten

In Glintscout landen nur Adressen mit dem Ergebnis „gültig“ im CSV-Export. Unbekannte Adressen können Sie optional ein zweites Mal prüfen lassen; manche Unsicherheit löst sich dann auf, etwa wenn ein Greylisting inzwischen abgelaufen ist.

Wann Sie erneut prüfen sollten

Ein Prüfergebnis ist eine Momentaufnahme. Postfächer werden gelöscht, wenn Mitarbeitende gehen, und Domains wechseln bei Umfirmierungen. Prüfen Sie erneut:

• vor jeder Kampagne, wenn die letzte Prüfung einige Wochen zurückliegt (eine Faustregel),
• nach auffällig vielen Bounces in einer laufenden Kampagne,
• bei „unbekannt“ nach einigen Stunden,
• nach Umfirmierungen oder Domainwechseln, die Sie aus Impressum oder Handelsregister kennen.

Eine verbreitete Faustregel lautet, harte Bounces unter 2 % zu halten, denn mehr Bounces schaden dem Ruf Ihrer Absenderdomain. Google verlangt in seinen Richtlinien für E-Mail-Absender außerdem eine in Postmaster Tools gemeldete Spamrate unter 0,3 % (empfohlen: unter 0,1 %) und von Absendern mit mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten SPF, DKIM und DMARC sowie in Marketingnachrichten eine Abmeldung mit einem Klick. Yahoo stellt in seinen Best Practices für Absender ähnliche Anforderungen.

Selbst prüfen oder einen Dienst nutzen?

Für eine einzelne Adresse reichen oft Stufe 1 und 2: Tippfehler korrigieren, MX-Eintrag nachsehen. Eine Test-E-Mail an einen Fremden ist dagegen keine gute Idee. Sie ist selbst eine unerwünschte Nachricht, und ein Bounce belastet Ihren Absenderruf.

Für Listen lohnt sich ein Prüfdienst. Achten Sie auf drei Punkte:

• Vier Ergebnisse statt zwei: Ein Dienst, der nur „gültig“ und „ungültig“ kennt, versteckt catch-all und unbekannt irgendwo in diesen beiden.
• Kein Versand: Die Prüfung sollte vor DATA enden, es wird also keine Nachricht verschickt.
• Datenschutz: Enthält Ihre Liste Namensadressen, verarbeitet der Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dann brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wer seine Liste mit Glintscout aufbaut, etwa aus Google Maps, bekommt die Prüfung als eigenen Schritt: Jede Adresse erhält eines der vier Ergebnisse, ohne dass eine E-Mail verschickt wird, und der Preis steht vor dem Start (siehe Preise). Wie eine vollständige Liste entsteht, zeigt der Leitfaden B2B-Leadliste nach Stadt und Branche erstellen.

Häufige Fehler

• Catch-all als gültig werten: Ein „250“ von einem Catch-all-Server beweist nichts.
• Unbekannt als ungültig löschen: Ein Teil dieser Adressen funktioniert. Prüfen Sie sie später erneut, statt sie wegzuwerfen.
• Einmal prüfen, monatelang senden: Listen veralten weiter, auch nach der Prüfung.
• Vom eigenen Mailserver aus massenhaft prüfen: Das gefährdet Ihren eigenen Versand.
• Prüfung mit Erlaubnis verwechseln: Eine gültige Adresse ist keine Einwilligung. Ob Sie werben dürfen, regelt in Deutschland § 7 UWG; mehr dazu im Beitrag Kaltakquise per E-Mail im B2B: was UWG und DSGVO erlauben.

FAQ

Bemerkt der Empfänger die Prüfung?

Im Postfach kommt nichts an, weil keine Nachricht übertragen wird. Der Mailserver kann die Verbindung aber in seinen Protokollen festhalten.

Wie zuverlässig ist das Ergebnis „gültig“?

Es bedeutet: Zum Zeitpunkt der Prüfung hat der Server die Adresse angenommen, und die Domain ist nicht catch-all. Postfächer können danach geschlossen werden, und manche Systeme bouncen erst nach der Annahme. Senden Sie deshalb bald nach der Prüfung.

Was ist der Unterschied zwischen hartem und weichem Bounce?

Ein harter Bounce ist dauerhaft, etwa weil die Adresse oder die Domain nicht existiert (Antwortcodes, die mit 5 beginnen). Ein weicher Bounce ist vorübergehend: Das Postfach ist voll, der Server ist nicht erreichbar oder bremst (Codes, die mit 4 beginnen). Harte Bounces entfernen Sie sofort, weiche beobachten Sie.

Ist das Prüfen von E-Mail-Adressen erlaubt?

Die Prüfung verschickt keine Nachricht und ist damit selbst keine Werbung. Bezeichnet eine Adresse eine Person, ist aber auch die Prüfung eine Verarbeitung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO; in Betracht kommt meist das berechtigte Interesse an richtigen Daten. Ob Sie die Adresse danach für Werbung nutzen dürfen, ist eine eigene Frage.